Das Lohnnachweisverfahren in der gesetzlichen Unfallversicherung wird zum 1. Dezember 2016 auf ein digitales Verfahren umgestellt. Nach einer Übergangsphase soll der Lohnnachweis ab 2019 dann nur noch digital erfolgen. Für Arbeitgeber, Berufsgenossenschaften und Unfallkassen verringert dies den Aufwand sowie das Risiko von Fehlern bei der Datenübertragung.

Der Lohnnachweis ist die Grundlage für die Berechnung des Beitrags zur gesetzlichen Unfallversicherung. Hierfür melden die Arbeitgeber Entgelte, Arbeitsstunden und die Anzahl der Beschäftigten an die Unfallversicherung. Bislang geschah dies mit Hilfe eines Formulars auf Papier oder online über das Extranet des Unfallversicherungsträgers. Ab Dezember 2016 wird nun ein neues Verfahren angewandt. Der Abruf der Daten kann fortan direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm des Unternehmens erfolgen. Falls kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden.

Die entsprechenden Zugangsdaten für die Übermittlung des digitalen Lohnnachweises bekommen die Unternehmen von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse schriftlich mitgeteilt. Bei den Berufsgenossenschaften beginnt der Versand der Schreiben im November, bei einzelnen Unfallkassen wird er erst Anfang des kommenden Jahres anlaufen. Die Zugangsdaten umfassen neben der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers auch die Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens oder der Einrichtung sowie eine PIN.

Während der Übergangsphase ist der Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis in den bisher bekannten Verfahren – online, als Papierausdruck oder per Fax – abzugeben. Für das Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren. Die Übergangsregelung soll sicherstellen, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.